英語メール催促を促す方法。ASAPではすぐに返信は来ない!

あなたは外国人へメールを送る時に、返信を急ぐあまり「as soon as possible」を使っていませんか?返信がすぐに来ればいいですが、意図している時間までに来ないことも多いのでは?

今回は「as soon as possible」に関連して、相手に返信を促す有効な方法をご紹介します。とくに新入社員や英語スキルに自信がないといったビジネスマンにオススメする内容です。

英語メール催促を促す方法。ASAPではすぐに返信は来ない!

as soon as possibleを使う場合の注意点

みなさんご存知の「as soon as possible/ できるだけ早く」。

相手にメールの返信を促す定番表現で使われますよね。このような例文で↓。

Please reply as soon as possible.

この”asap”は、便利なワードですが使う状況においては、とても業務効率の悪い結果を招く恐れがあります。なぜかというと「as soon as possible」の意味である「できるだけ早く」には期限が含まれていないからです。

期限がなくても、『できるだけ早くって言ってるんだから、早く返信するのがスジじゃん!』
と、思うかもしれませんが、それは日本人の感覚であって、世界の感覚ではないのです。

なぜなら、文化背景や国柄や人によって「できるだけ早く」の時間の概念が全く異なるからです。
それは、「今すぐ」なのか「今日中」なのか「3日以内」なのか、人によって違います。

結果、あなたはいつまでも来ない返信を、まだかまだかと待つだけになるのです。
あなたの業務はもちろん、すべてにおいて非効率です。

返信が来ないなら、催促メールを出すか?出さないか?

これも日本人が少し躊躇してしまうテーマのひとつ。
返信がなかなか来ない相手に対して、催促のメールを送ってもいいのかどうか?

答えは、気にせず送りましょう!

私たち日本人の感覚だと、催促のメールを送ると相手が不快に思うかな?と変に気を使いがちです。しかし、そんなことは関係ありません。その概念は捨てて、本当に必要であれば躊躇せず送りましょう。

一度や二度送ったから大丈夫だろうと、黙って地蔵のように待っていても来ないです。
返信がこないのであれば、積極的に依頼して、メールの主導権を握りましょう。

もし、自分の英語スキルに自信がなくなってしまったらコチラをご参考下さい(新入社員限定ですよ)。

OJTの段階で挫折しそうなんですが。英語を使う職場の新入社員の不安
期待して入った外資系。入社後のOJTで挫折しそうになるのはありがちな話です。あまりの英語スキルの高さから”不安から挫折しそうになっているのなら、ぜひ、この記事を読んでください。きっとあなたの心の不安を払しょくするでしょう。

催促せずに希望する時間までに返信してもらうには?

基本的に、日本語でも英語でも共通して言えるのは、最低限のメールの数で、最低限の文字数完結するメールが好ましいです。これがビジネスにおける鉄則だと思います。返信メールに、さらに追加の依頼をしてくるメールをたまに見かけますが、これは好ましくありません。

いつまで経っても完結しないメールのやり取りほど、疲れるものはありませんから。一日に数百通とメールのやり取りをする人や部署からすると余り良い印象は与えません。
なので必要な情報は最初のメールに含めて送るように心がけましょう。

では、あなたが最初にどのようなメールを送れば効率の良いメールになるのかというと。

それは、「by」を使うことです。

例えば、

We would appreciate a reply by 5 p.m. JST.
日本時間の午後5時までに返信を頂けるとありがたいです。
It would be appreciated if you could reply by 9 a.m. your time.
あなたの時間で午前9時までに返信を頂けるとありがたいです。
このように、「by」を使って○○時までに返信をくださいと、明確な時間を示すことが重要です。
その際、気をつけなければいけないのは時差です。海外とのやりとりには時差が生じますので、必ず相手の業務時間(business hours/office hours)と、時差がどのくらいあるのかを考慮してメールを送る必要があります。
世界の主要都市の標準時
JST:日本標準時
GMT:グリニッジ標準時
EST:アメリカ東部
CST:アメリカ中部
CET:中央ヨーロッパ時間
WET:西ヨーロッパ
CST:中国
SGT:シンガポール

 

「by」のイメージは、「○時までに」です。

このように、具体的な数字(時間)を示すことで、あなたはあなたと同じ時間を共有することになります。いつまで経っても来ない返信メールに『まだかまだか』とモヤモヤするくらいなら、初めから時間設定を決めてしまいましょう。そうすることであなたのモヤモヤは無くなります。

アイディービジネス

コメント