相手に伝わらない文章とは?曖昧な表現のメールはストレスになる

曖昧な表現で悩む画像

あなたの作ったメールは、相手に正しく意味が伝わっているでしょうか?

受け取った側(読み手)が、正しく理解してくれなければ、良好な関係を築けないばかりか、相手にストレスを与えてしまいます。

自己満足のメールではなく、受け取った人がストレスなく理解できる文章を書いてみましょう。

相手に伝わらない文章とは?曖昧な表現のメールはストレスになる

相手に伝わらない原因は、書き手の表現が「曖昧」だからです。

ほとんどの理由はこの曖昧さが、読み手を困惑させているのです。

「あれ・これ・それ」などの代名詞を使いすぎる

小説や漫画などで、代名詞があったとしても、読み手がストレスを受けることはほとんどありません。

しかし、ビジネスの場面では、この代名詞を使いすぎると、相手は思わぬ誤解や理解に悩んでしまうことがあります。

・あの件について~
・これは~

ビジネスの場面では、代名詞の使用は極力避けて、「新しい○○のプロジェクトの件について~」のように、具体的な表現を使用することが好ましい。つまり、解釈の誤解を避けられるのです。

また、よくある曖昧表現が↓

書き手「例の件ですが~」
読み手「例の件ってなんだっけ?」

例の件って言えば分かるだろう!と思ったあなたは要注意です。
なぜなら、あなたは書き手なので「例の件」という基本テーマが頭の中で存在して、メールを作っているから「具体的な例の件」が見えているだけなのです。

しかし、受け取った側(読み手)は、あたなからのメールを受け取ってから「例の件」を考えるので、「ボヤけた例の件」でしかないのです。

まして、相手が忙しい人で、たくさんの案件を抱えていれば、なおさら曖昧な表現は避けるべきです。

このように、書き手と読み手では、まったく解釈が異なるのです。

曖昧な表現は避け、具体的な表現を使う

良くない例

あなた「以上が概算見積もりになります。ご検討をお願いします。」
相手「”検討”って何を検討すればいいんだろう?」

 

良い例

あなた「以上が概算見積もりになります。御見積の有効期限は◯月◯日までとなります。期限内にお返事をいただけますと幸いです。ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問合せください。」

「検討」という単語は便利なようで、ときに漠然とした意味を持ちます。
このような単語を使用する時は、必ず上記の太字のように「相手の行動を促す」フレーズを付け加えるようにしましょう。そうすることで、曖昧な表現から具体的な表現へと変わり、読み手の負担を減らすことになります。

よくある曖昧表現と改善例

参考1

良くない例:弊社で検討した見積書はこちらです。
改善例:弊社で検討を重ねた結果、御社のご要望に応じた見積書はこちらです。

参考2

良くない例:早めにご回答いただければ幸いです。
改善例:○月○日までにご回答いただけると幸いです。

参考3

良くない例:納入価格について値段のご検討をいただると幸甚です。
改善例:納入価格について、○%の値下げをご検討いただけると幸甚です。
相手を思いやる日本語の文化は、とても素晴らしいですが、時に相手を困惑させてしまう場合もあるので、日ごろから「読み手の解釈」を意識しながら、文章を書くように心がけましょう。

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