気長にゆっくり習得しましょう。
そうです、あなたが初心者なら初心者なりの英語による電話応対の準備を施すべきです。
海外からかかってくる会社の電話が怖い。英語フレーズ集で対策を
メイン担当者じゃないけど、電話応対に迫られている人向けです。
・仕事柄、外国人から突然電話が掛かってくる。
・関係部署やグループ社員などが外国人スタッフ。
・中学校１年生の教科書からやり直している人
英語の電話対策①：「あんちょこ」の準備！
ある物事について、理解しやすいようにまとめられている書物のこと。
この少しの余裕こそが電話応対で落ち着いて対応できるきっかけになります。
こんにちは、○○会社の△△です。
かしこまりました、おつなぎしますので少々お待ち下さい。
もう一度お願いします。
もう少しゆっくり話してもらえｃますか？
彼はただ今席を外しております。
後ほど彼から折り返させます。
もう一度お名前を教えて下さい。
電話番号を教えて下さい。
英語の電話対応①：自分のペースに引き込む！
ほんの少しなら英語が話せるという人は、まずは”無理をしない”ということです。
どういうことかと言うと、あなたの話す速度を上げないということです。
たとえば、あなたが次のフレーズを暗記しているとします。
「Hello, this is xxx company, Suzuki speaking」
あなたは、暗記しているフレーズだからサラっと言いますよね。
すると、あなたがサラッと言ったその速度が、その時の電話での話す速度の基準になってしまいます。
つまり、
あなたが早く話せば話すほど、相手も早く話し、
あなたがゆっくり話せば話すほど、相手もゆっくり話すのです。
そう、相手はあなたの話す速度で英語スキルを判断するからです。
そうなるとどうでしょう？
その後が大変です。
暗記しているフレーズだけで、返答に困ったり、聞き取れなければ焦りは募るばかりです。
ナチュラルスピードで話されたらもうお手上げです。
対応に困りますよね？
ですから、暗記しているフレーズであっても、基本的には”ゆっくりゆっくり話すよう意識”することで、相手も自然とあなたの速度に合わせてくれます。
でも、外国人を前にするとどうしても緊張してしまう日本人は多いです。
私もその一人でした。では、どのように克服するかはコチラをご参考下さい。
英語の電話対応①：英語が聞き取れない！メールでお願い！
・いくら伝えても理解してくれない。
・いくらゆっくり話してもらっても意味がわからない。
・何回聞いても理解不能・・・・。
このような場面は必ずあります。
何十回、何百回、何千回と電話応対をしていると必ず、
『この人は何が言いたいのだろう？？』
といったことがあります。
それは、英語スキルだけの問題ではなく、
発音のなまりや勘違いなどいった様々な要因で起こります。
もちろん、そこはビジネスですから、
『聞き取れないから、まぁイイっか』
なんて事はできません。
理解できるように別の手を使います。
そうメールです！
文明の利器！e-mailです。
相手の言いたい事をメールで貰えれば対応できます。
文字ならほぼ理解できるでしょうし、
担当者や関係部署へ橋渡しができます。
問題の解決へと導く事ができます。
ですので、困ったらメールでもらうという選択肢も覚えておきましょう。
申し訳ございません。あなたの要件をメールで送って頂くことは可能ですか？
私の英語の理解がなくて申し訳ございません。
私たちのメールアドレスをお伝えして良いですか？
あなたのメールアドレスを教えてください。
それと、担当者が不在で電話をつなげない時の理由は一つだけ覚えればOKです。
『He is out now, Should I have him call you back?』
彼は席をはずしております。折り返させましょうか？
のように、シンプルで良いのです。
電話中とか会議中とかの理由は覚えない。
不在理由は１つだけに絞り、２個も３個も”理由”を覚えるのなら違う事を覚えましょう。
以上が｢英語の電話にあせる｣人が事前にやっておく準備になります。
プライベートの電話なら認識の違いは許されますが、ビジネスでの違いは大きなロスに繋がりかねませんし、許されません。
ですので、いかにリスクを排除できるか考え、最悪は英語が堪能な人へ橋渡しすることを想定しておきましょう。
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