海外からかかってくる会社の電話が怖い。英語フレーズ集で対策を

『はっ・・はろぉぅ~ぅ・・でぃ・・ディスィズ○○・・』
 
英会話が全くできないのに、なぜか外国人から電話がかかってくる職場で働いているみなさん!
大丈夫ですか?
英語の習得には時間が掛るものです。
気長にゆっくり習得しましょう。
 
なんて悠長なことは言えません。
 
なぜなら、あなたの職場に掛ってくる外国人は、あなたの事情なんて知りません。
そうです、あなたが初心者なら初心者なりの英語による電話応対の準備を施すべきです。
 
まずは外国人から掛ってきた電話に対して最低限対応できるようにしましょう!

海外からかかってくる会社の電話が怖い。英語フレーズ集で対策を

 
始めにこの記事は、本当に英会話初心者ための対応策になります。
メイン担当者じゃないけど、電話応対に迫られている人向けです。 
 
例えばこのような人です。
・英語が出来ないのに、なぜか英語を使う部署に異動させられた。
・仕事柄、外国人から突然電話が掛かってくる。
・関係部署やグループ社員などが外国人スタッフ。
・中学校1年生の教科書からやり直している人
 
英語に全く携わっていなかった人が英語を話さなくてはいけない状況下におかれるケースは珍しくありません。
しかし、そこは職場です、「英語話せないから電話を無視!」なんてことは現実的ではありません。
 
一緒に頑張りましょう!

英語の電話対策①:「あんちょこ」の準備!

”あんちょこ”
引用:weblio
ある物事について、理解しやすいようにまとめられている書物のこと。
 
いわゆるカンです。
まず、電話がきた時のことを思い出してみましょう。
電話が鳴って対応している時にあなたが発した単語やフレーズを。
きちんと言えていますか?
きっと単語だけ言っているとか、
フレーズの合間に『あ~』とか『えっと~』とか
無駄な言葉を言ってませんか?
このような日本語の間投詞を外国人に言っても、相手を困らせるだけです。
確かにそうですよね、いきなり『え~と』って言われたら、彼らは『エ・・エイト!?』とか考えてしまうかもしれません。
だから、カンペを準備しておいて、あなたがフレーズを丁寧に言えるようにするのです。
それに、フレーズ集のカンペを準備しておくだけで、あなたは少し余裕が生まれます。
この少しの余裕こそが電話応対で落ち着いて対応できるきっかけになります。
 
以下にサンプルを置いておきますのでコピペしてプリントアウトしておきましょう。
 
Hello, this is 会社名, あなたの名前 speaking.
こんにちは、○○会社の△△です。
Sure, I’ll transfer your call, please hold.
かしこまりました、おつなぎしますので少々お待ち下さい。
Could you say that again?
もう一度お願いします。
Could you speak more slowly?
もう少しゆっくり話してもらえcますか?
He is not at his desk at the moment.
彼はただ今席を外しております
I’ll have him call you back latter.
後ほど彼から折り返させます
May I have your name again?
もう一度お名前を教えて下さい。
May I have your phone number?
電話番号を教えて下さい。
あんちょこの保管場所ですが、PCキーボードの下やデスク側面など、電話がきた時にサッと見れるようにしておきましょう。引き出しとか中途半端な場所に保管しておくと、いざとおいう時に見つからず焦ってしまいます。
電話は突然きます、とにかく動作はシンプルかつ最小限カンニングできるように!
あんちょこの日本語訳は太字にしてパッと選択できるように作りましょう!
 

英語の電話対応①:自分のペースに引き込む!

英語電話出たくない怖い

ほんの少しなら英語が話せるという人は、まずは”無理をしない”ということです。
どういうことかと言うと、あなたの話す速度を上げないということです。

たとえば、あなたが次のフレーズを暗記しているとします。
「Hello, this is xxx company, Suzuki speaking」 

あなたは、暗記しているフレーズだからサラっと言いますよね。
すると、あなたがサラッと言ったその速度が、その時の電話での話す速度の基準になってしまいます。

つまり、
あなたが早く話せば話すほど、相手も早く話し、
あなたがゆっくり話せば話すほど、相手もゆっくり話すのです。
そう、相手はあなたの話す速度で英語スキルを判断するからです。

そうなるとどうでしょう?
その後が大変です。
暗記しているフレーズだけで、返答に困ったり、聞き取れなければ焦りは募るばかりです。
ナチュラルスピードで話されたらもうお手上げです。

対応に困りますよね?

ですから、暗記しているフレーズであっても、基本的には”ゆっくりゆっくり話すよう意識”することで、相手も自然とあなたの速度に合わせてくれます。

 

「相手のペースに引き込まれずに、自分のペースを保つ」

でも、外国人を前にするとどうしても緊張してしまう日本人は多いです。
私もその一人でした。では、どのように克服するかはコチラをご参考下さい。

【ビビったら負け】英会話の度胸をつける3つのコツ【緊張感が心地良い】
【ビビったら負け】英会話の度胸をつける3つのコツ【緊張感が心地良い】 もうビビるのは止めましょう! 『Ah.. ...

英語の電話対応①:英語が聞き取れない!メールでお願い!

・いくら伝えても理解してくれない。
・いくらゆっくり話してもらっても意味がわからない。
・何回聞いても理解不能・・・・。

このような場面は必ずあります。

何十回、何百回、何千回と電話応対をしていると必ず、

『この人は何が言いたいのだろう??』

といったことがあります。

それは、英語スキルだけの問題ではなく、
発音のなまりや勘違いなどいった様々な要因で起こります。

もちろん、そこはビジネスですから、

『聞き取れないから、まぁイイっか』

なんて事はできません。

理解できるように別の手を使います。

そうメールです!

文明の利器!e-mailです。

相手の言いたい事をメールで貰えれば対応できます。

文字ならほぼ理解できるでしょうし、

担当者や関係部署へ橋渡しができます。

問題の解決へと導く事ができます。

ですので、困ったらメールでもらうという選択肢も覚えておきましょう。

I’m afraid, but would it be possible to send us your message by e-mail?
申し訳ございません。あなたの要件をメールで送って頂くことは可能ですか?
Sorry for my poor understanding English.
私の英語の理解がなくて申し訳ございません。
Can I tell you our e-mail address?
私たちのメールアドレスをお伝えして良いですか?
May I have your email address, please?
あなたのメールアドレスを教えてください。
 

それと、担当者が不在で電話をつなげない時の理由は一つだけ覚えればOKです。

『He is out now, Should I have him call you back?』
彼は席をはずしております。折り返させましょうか?
のように、シンプルで良いのです。

電話中とか会議中とかの理由は覚えない。
不在理由は1つだけに絞り、2個も3個も”理由”を覚えるのなら違う事を覚えましょう。

 

以上が「英語の電話にあせる」人が事前にやっておく準備になります。

プライベートの電話なら認識の違いは許されますが、ビジネスでの違いは大きなロスに繋がりかねませんし、許されません。

それが重要なことか、何でもないことなのか、内容が分からないからこそ怖いのです。
ですので、いかにリスクを排除できるか考え、最悪は英語が堪能な人へ橋渡しすることを想定しておきましょう。
 
電話は、慣れるまで場数が必要です。
焦らずゆっくり確実にこなせば、緊張することもだんだん減っていきます。
落ち着いて頑張って下さい!
 
Ring! Ring! Ring!

コメント